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En esta era de la información, en la que el conocimiento se encuentra al alcance de todos, y la experiencia y habilidades autodidactas cobran un importante valor en los perfiles profesionales de los trabajadores, se hace fundamental para las organizaciones mantener un historial de la capacitación impartida en registros organizados y bien clasificados, ¿por qué? A continuación 7 ventajas que lo demuestran:

1. Un mejor control de Licencias y Certificaciones

En algunos casos, la capacitación debe ser constante debido a que se requiere de la actualización y renovación de certificaciones y licencias sobre el manejo de softwares, normativas de calidad y de materia legal. Sin un registro organizado de estas actualizaciones o renovaciones, es mucho más difícil mantener un buen control. 

2. Progresión de los colaboradores (plan de carrera)

Un historial de capacitación de los empleados, permite que los supervisores tengan seguimiento continuo del progreso profesional del equipo. En muchas organizaciones se realizan Planes de Carrera personalizados que le permiten a cada trabajador saber cuál será su ruta académica y técnica de crecimiento, para poder alcanzar nuevas posiciones dentro de la empresa.

3. Uso eficiente del presupuesto de capacitación corporativa

Al poseer un instrumento de seguimiento de las capacitaciones que ya ha efectuado un trabajador, se podrán ofrecer nuevos programas que se adecuen a las necesidades del negocio. Se evitará que algún programa se repita innecesariamente, y se brindará la oportunidad a todos los trabajadores de disfrutar de diferentes programas de capacitación.

4. Permite medir la calidad de los cursos y facilitadores 

Un buen control de las capacitaciones debe registrar la impresión de los colaboradores frente a la calidad del curso, del contenido y de quienes lo imparten en materia pedagógica. Esto ayudará a la empresa a reconocer si valdrá la pena mantener las relaciones con un determinado proveedor.

5. Indicadores de Gestión de Capacitación

Por una parte, a través del historial de capacitación se pueden ofrecer a la organización resultados concretos en cuanto al presupuesto y las horas hombre invertidas. Por otra, se pueden considerar los beneficios y costos de capacitación, para así obtener el retorno de la inversión (ROI). 

6. Realizar comparaciones o benchmark

Llevar un registro de la capacitación impartida a los empleados, permite hacer comparaciones con los métodos de trabajo y gestión de capacitación de otras organizaciones, tomándolos como referencia, con el fin de adaptarlos a las necesidades del personal de la empresa. 

7. Identificar las necesidades del equipo 

Tener una relación detallada y ordenada de cada programa de capacitación permitirá detectar las necesidades en el desempeño del personal. Esto sirve para atacar de inmediato los problemas de deficiencia que puedan surgir en una determinada área, ya sea técnica o de relaciones interpersonales dentro de la organización. 

Un historial de capacitación organizado y bien clasificado, representa para la empresa una valiosa herramienta de control y vigilancia competitiva, que le proporciona una visión más amplia del conocimiento organizacional interno, para tomar decisiones acertadas en materia de capacitación, que armonicen con las estrategias del negocio

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